Gerek V.U.K da gerek se T.T.K da yer alan belgeler usulune uygun olarak düzenlenmek ve usulüne uygun olarak saklanmak zorundadır. İnceleme memurlarına ve de gerekli görüldüğü yerlerde ilgili memura gösterilmesi gerekir.

         Vergi Usul Kanununa Göre Defter ve Belgelerin Saklanması:

         Defter ve belgeler Vergi Usul Kanunu na göre ertesi yıldan başlanmak üzere 5 yıl saklanmak zorundadır. Örneğin Vergi Usul Kanununda yer alan belgelerden olan 2009 yılına ait düzenlenen bir fatura;
     2010.............................1.yıl

     2011.............................2.yıl
     2012.............................3.yıl
     2013.............................4.yıl
     2014.............................5.yıl sonuna kadar saklanmak zorundadır.

         Türk Ticaret Kanununa Göre Defter ve Belgelerin Saklanması:

          Defter ve belgeler Türk Ticaret Kanununa göre içinde bulunulan yıldan başlanmak üzere 10 yıl saklanmak zorundadır. Örneğin Türk Ticaret Kanununda yer alan belgelerden olan 2009 yılına ait    Aylık Prim ve Hizmet Belgesi;

     2009................................1.yıl

     2010.............................2.yıl
     2011.............................3.yıl
     2012.............................4.yıl
     2013.............................5.yıl
     2014.............................6.yıl
     2015.............................7.yıl
     2016.............................8.yıl
     2017.............................9.yıl
     2018............................10.yılı sonuna kadar saklanmak zorundadır.

     Vergi Usul Kanununda Belge.........>>>>

    Defterlerin Kayıt Düzeni (VUK 215-219)

   1- Türkçe Tutma ve Türk Parası Kullanma Zorunluluğu:

       Bu Kanuna göre tutulacak defter ve kayıtların Türkçe tutulması zorunludur. Ancak, Türkçe kayıtlar bulunmak kaydıyla defterlerde başka dilden kayıt da yapılabilir. Bu kayıtlar vergi matrahını değiştirmeyecek şekilde tasdik ettirilecek diğer defterlere de yapılabilir.(VUK Madde 215)
      
        Buna göre Ticari defterlere Türkçe kaydın yanı sıra başka dilden de kayıt yapılabilir. Ancak yapılacak kaydın bir vergi kaybına yol açmaması gerekir.

         Kayıt ve belgelerde Türk para birimi kullanılır. Belgeler, Türk parası karşılığı gösterilmek şartıyla, yabancı para birimine göre de düzenlenebilir. Şu kadar ki yurt dışındaki müşteriler adına düzenlenen belgelerde Türk parası karşılığı gösterilme şartı aranmaz.

           Yurt içinde yabancı para birimi üzerinden, fatura, sevk irsaliyesi, yazar kasa fişi, serbest meslek makbuzu, gider pusulası vb. belge düzenlenecekse, belge üzerinde yabancı paranın Türk parası karşılığının gösterilmesi zorunludur. Bu zorunluluk, tacirin yurt dışındaki müşterileri adına yabancı para birimi ile düzenleyeceği belgelerde aranmaz.

    2-Defterlerin Mürekkeple Yazılacağı (VUK Madde 216)

       Bu Kanuna göre tutulması mecburi defterler mürekkeple veya makine ile yazılır. Kopya kağıdı kullanılması ve ıstampa ve sair damga aletleriyle kopya konulması da mümkündür. Bilumum defterlerde hesaplar kapatılıncaya kadar toplamlar geçici olarak kurşun kalemi ile yapılabilir.

        Mürekkepli kalem kullanımı genelde elde tutulan ticari defterler içindir. Günümüzde defterlerin büyük bir orandaki kısmı bilgisayar ortamında tutulup yazıcı yardımıyla kağıda dökülmekte olduğundan bu şart kendiliğinden sağlanmaktadır.

    3-Yanlış Kayıtların Düzeltilmesi (VUK madde 217)

     Yevmiye defteri maddelerinde yapılan yanlışlar ancak muhasebe kurallarına göre düzeltilebilir. Diğer her türlü defter ve kayıtlara rakam ve yazılar yanlış yazıldığı takdirde düzeltmeler ancak yanlış rakam ve yazı okunacak şekilde çizilmek, üst veya yan tarafına veyahut ilgili bulunduğu hesaba doğrusu yazılmak suretiyle yapılabilir.

         Defterlere geçirilen bir kaydı kazımak, çizmek veya silmek suretiyle okunamaz bir
hale getirmek yasaktır.

    4. Boş Satır Bırakılmayacağı, Sayfaların Yok Edilemeyeceği
Defterlerde kayıtlar arasında usulen yazılmaya mahsus olan satırlar, çizilmeksizin boş bırakılamaz ve atlanamaz. Ciltli defterlerde, defter sayfaları ciltten koparılamaz. Tasdikli müteharrik yapraklarda
bu yaprakların sırası bozulamaz ve bunlar yırtılamaz.

      Defterlerin Kayıt Zamanı (VUK Madde 219)

      <<<< İşlemlerin ticari defterlere 10 gün içinde kaydedilmesi gerekir.
      <<<< Kayıtlarını devamlı olarak muhasebe fişleri, primanota ve bordro gibi yetkiliamirlerin imza ve parafını taşıyan, yazılmış evraklara dayanarak yürüten kuruluşlarda, işlemlerin bunlara işlenmesi, deftere işlenmesi hükmündedir. Ancak işlemlerin esas defterlere aktarılması 45 günü aşmamalıdır.
       <<<<Serbest meslek kazanç defterine ise işlemler günü gününe kaydedilir. Halen
günü gününe tutulması zorunlu bulunan tek ticari defter serbest meslek kazanç

                                                     Defter ve Belgeler Sayfası...---->>>>