Ticari işlem, ticari ilişkilerin bir sonucu olarak ortaya çıkar. İşletmeler üçüncü şahıslarla olan ticari ilişki ve işlemleriyle ilgili kayıtlarını belgelemek zorundadırlar.(VUK madde 227) Bu belgelendirme defter tutmak zorunda olmayan tacirlerinde vergiye tabi kazançlarının (vergi matrahlarının) belirlenebilmesi için gerekli ve zorunludur.

       VUK’ un 229-242. maddeleri, düzenlenmesi gereken belgeleri, belgelerle ilgili şekil ve esasları ayrıntılı bir şekilde açıklamıştır. Unutulmamalıdır ki bu şekil ve esaslara uyulmaması halinde o belge hiç düzenlenmemiş sayılır.

       VUK’ da belirtilen ve düzenlenmesi gereken belgeler şunlardır;

      <<< Fatura
<<<Perakende satış belgeleri (perakende satış fişi, yazar kasa fişi, giriş ve yolcutaşıma biletleri)
<<<Müstahsil makbuzu
<<<Serbest meslek makbuzu
<<<Sevk irsaliyesi
<<<Gider pusulası
<<<Ücret bordrosu
<<<Taşıma irsaliyesi
<<<Yolcu listeleri
<<<Günlük müşteri listeleri
<<<Muhabere evrakı
<<<Diğer vesikalar (sözleşme, taahhütname, kefaletname, mahkeme ilâmı gibi
hukuki belgeler, ihbarname, karar örnekleri, vergi makbuzları)

                    VUK ile verilen yetkiye göre düzenlenmesi gereken belgeler;

<<<Adisyon (G.T. Sıra No.185,298,299)
<<<Reçete ( G.T. Sıra No.191)
<<<Ambar tesellüm fişi (G.T. Sıra No.173)
<<< İrsaliyeli fatura (G.T. Sıra No.211,232)
<<< Döviz alım satım belgesi (G.T. Sıra No.226)
<<< Banka, sigorta ve sermaye piyasası aracı kuruluşlarının kullanacağı belgeler
(G.T.243)

Belgelendirilmesi Zorunlu Olmayan Kayıtlar

          Tutulması zorunlu olan defterlere yapılan kayıtların mutlak surette bir belgeye dayanması genel kuraldır. Ancak VUK’ un 228. maddesi, gerçek miktarları üzerinden kayıtlara geçirilmesi ve işin, konusuna uygun bulunması koşuluyla aşağıdaki harcamaların belgelendirilmesine gerek görmemiştir.

<<<Örf ve teamüle göre bir belgeye dayandırılması alışkanlık haline getirilmemiş
çeşitli giderler. Örneğin lokanta ve benzeri yerlerde verilen bahşişler,
seyahatlerde ortaya çıkan hammaliye ücretleri gibi,
<<< Belgenin teminine imkan olmayan giderler. Örneğin şehir içi yolcu taşımacılığı
ile ilgili olarak otobüslere yapılan ödemeler gibi
<<<Vergi kanunlarına göre götürü olarak belirlenen giderler. Örneğin elde ettiği
kira gelirinin beyanında götürü gider usulünü seçen bir mükellef gelirin %25’ini
götürü gider olarak hesaplayıp gelirden indirebilir. İndirilen bu giderlerin
belgelendirilmesi gerekmez.